Una buona lista TODO2 · Carmen Russo

Piove, la corrente va e viene devo dare una svolta a questo malumore e allora so che una buona lista todo cambia la mia giornata. Avevo in mente tanti micro obbiettivi per la giornata di oggi e probabilmente salteranno tutti. Non posso certo lavorare su un file col rischio di perdere il lavoro di una giornata perché non ho salvato prima che saltasse via la luce!

Ho una lista di cose da fare, suddivise fra casa, lavoro, figli e cani ma ora mi ritrovo a scrivere su un foglio di carta vicino alla finestra così da cogliere quel po’ di luce che il brutto tempo ci concede fra un tuono e l’altro.

7 modi per creare una buona lista TODO

Fare le liste è utile per molti versi, e leggendo scoprirai i 7 modi per fare liste TODO efficaci. Le liste di cose da fare, To Do in inglese, sono un ottimo modo per tenere traccia delle attività ma spesso finiscono per essere troppo lunghe, troppo corte, troppo vaghe, troppo confuse, troppo impegnative. Ti assicuro che la sensazione di eliminare una voce dalla lista è impagabile. Ah che soddisfazione! Fosse anche solo comprare il cibo per Nico e Becky o spuntare la scritta “chiamare i fornitori”. Ti sembra, in quel momento e per un breve istante, di esserti realizzata, di aver compiuto un’impresa. E poi vuoi mettere il piacere di acquistare quei quadernini adatti allo scopo?

1- È un’attività che puoi completare? Hai tutto per farla?

Se la risposta è No evidentemente manca l’azione o la risposta di qualcuno, non hai tutte le informazioni, deve prima succedere qualcosa e via di seguito. Valuta se sia il caso di generare un’attività ulteriore del tipo “Chiamare tizio per sollecitare avanzamento”, Lascia l’attività principale nella Todo settimanale e sposta quella nuova nella Todo di oggi.

2- È un’attività brevissima? Puoi farla in 2 minuti?

Se sì, falla, non perdere altro tempo, falla e spostala poi nella To Do List Done, l’elenco delle attività completate nel giorno. Qualsiasi attività ti capiti di dover fare nel corso della giornata che ti occupi due minuti o meno falla subito. Eviterai di doverla gestire e sarà un altro motivo di soddisfazione per aver completato qualcosa. Torna alla tua InBox.

3- È urgente vitale indispensabile da fare subito adesso o prima di ora?

Ragiona bene: le attività urgenti sono sempre una fonte di stress e mettono in crisi qualsiasi sistema di produttività. Se la risposta è Sì: marca l’attività con “urgente” e spostala nella To Do List OGGI. Poi cerca di capire perché quell’attività sia diventata così urgente. Cosa non hai preparato? Dove hai perso tempo? Cosa hai procrastinato? Ti conosco mascherina, se lavori solo per urgenze stai lavorando in modo sbagliato.

4- Crea diversi elenchi di cose che devi fare. Ad esempio:

Crea diversi elenchi di cose che devi fare. Ad esempio:
Elenco principale. Questo delinea i tuoi obiettivi a lungo termine. Se hai bisogno di pulire il tuo armadio e tutto ciò che vive lì dentro, vuoi iscriverti a un corso di lingua o devi trasferirti in un nuovo appartamento, scrivi tutto sulla tua lista principale.
Un elenco di progetti settimanali. Questo dovrebbe contenere tutto ciò che deve andare giù nei prossimi 7 giorni. Forse hai bisogno di cercare quale lingua imparare o in quale area iniziare la ricerca dell’appartamento. Buttalo qui.
Un elenco di attività ad alto impatto. Questa lista ti informa sulle attività che devono essere svolte immediatamente : chiama la zia per il suo compleanno, ritira il cappotto in lavanderia, finisci quella presentazione per il lavoro domani.

Ogni giorno, vedi quali elementi dall’elenco principale e dall’elenco dei progetti settimanali devono essere spostati nell’elenco HIT. Scoprirai che i grandi successi della tua lista principale inizieranno a svolgere un ruolo più attivo nella tua giornata.

5- Semplifica e riduci per creare una buona lista TODO

Non c’è niente di più intimidatorio di una lista di cose da fare lunga un kilometro. Più lunga diventa la lista più difficile è essere motivati. Non ti sorprenderai se ti dico che la vita è piena di sorprese. Così la tua lunga giornata di cose da fare potrebbe drasticamente ridursi per un incontro fortuito con un’amico che non vedevi da tempo o per una ruota bucata. Un trucco per mantenere un elenco semplice è creare un elenco di cose che vuoi fare oggi e tagliarlo a metà.

Non dovrebbero esserci più di 10 elementi in una lista giornaliera. Il resto può andare nell’elenco dei progetti settimanali o nell’elenco principale.

6- Assegna priorità alla tua lista TODO

Ora hai una lista di attività importanti da fare, ma non hai ancora deciso quali completerai oggi, o domani se scrivi le tue liste la sera. È necessario dunque decidere a cosa dare priorità nella giornata avendo sempre sott’occhio la Todo list settimanale. Assegna un valore in base all’importanza: A, B o C.

Per prima assegna gli orari cosa tieni presente il tuo bioritmo. Tu conosci gli orari in cui rendi di più. Ognuno di noi è diverso, c’è chi la mattina è già produttivo e rende meno nel pomeriggio, chi non si sveglia del tutto prima del terzo caffè e chi lavora di notte. Nel preparare la tua lista delle cose da fare devi tenerne conto: inutile mettere in ballo di portare a termine compiti ambiziosi negli orari in cui sappiamo bene che saremo esauriti. Ha senso programmare di farli nei momenti in cui sappiamo che possiamo rendere di più.

7- Controlla frequentemente le tue liste

A seconda del tipo, dovrai verificarle almeno una volta al giorno o una volta a settimana. Tieni sempre aggiornate le tue Todo list, depenna quanto fatto e goditi il momento. Elimina dalla lista tutti quei compiti che rimandi da troppo tempo. O non sono poi così importanti per te, o li hai scritti in modo sbagliato. Se per esempio non porti mai a compimento la voce “mettere in ordine l’armadio”, cancella questo compito e inizia con un più semplice “mettere in ordine un cassetto”.

Tieni le tue liste sempre a portata di mano insieme al resto dell’agenda. Premiati e gratificati le sere in cui riesci a raggiungere i tuoi obiettivi di giornata