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Immagina – Prova – Crea

Come una buona lista TODO ti cambia la giornata

In questo articolo sulle todo list troverai: 
– perché è utile fare liste
– 7 modi per creare liste efficaci
– come utilizzare le liste
– altri suggerimenti per semplificarti la vita (al lavoro e a casa)

Piove, la corrente va e viene. Avevo in mente tanti micro obbiettivi per la giornata di oggi e probabilmente salteranno tutti.

Ho una lista di cose da fare, suddivise fra casa, lavoro, figli e cani ma ora mi ritrovo a scrivere su un foglio di carta vicino alla finestra così da cogliere quel po’ di luce che il brutto tempo ci concede fra un tuono e l’altro.

Fare le liste è utile per molti versi, e leggendo scoprirai i 7 modi per fare liste TODO efficaci, ma la sensazione di eliminare una voce dalla lista è impagabile. Ah che soddisfazione! Fosse anche solo comprare il cibo per i cani o spuntare la scritta “chiamare i fornitori”.

Ti sembra, in quel momento e per un breve istante, di esserti realizzata, di aver compiuto un’impresa.

Le liste di cose da fare, To Do List in inglese, sono un ottimo modo per tenere traccia delle attività ma possono essere scarse motivazioni.

Spesso finiscono per essere troppo lunghe, troppo corte, troppo vaghe, troppo confuse, troppo impegnative. Se rientri nella categoria di quelli che si fanno scoraggiare dalle liste questo articolo fa al caso tuo.

Come afferma la psicologa Lidia Bori mettere nero su bianco quello che affolla la mente permette di liberarci del sovraccarico mentale, ci dà la percezione reale di essere usciti dall’immobilismo, ci dà delle linee guida per agire e uscire dalla sensazione di impotenza.

Anche la psicologa clinica specializzata in Tecniche di Rilassamento e in Bioenergetica Marianna Maimone afferma che “Avere un elenco delle cose da fare, consultabile in qualsiasi momento, permette di risparmiare molte energie psicofisiche. Ridurre al minimo questo impegno cognitivo, oltre a semplificare la giornata, e quindi a offrirci più tempo libero e a rendere più leggere le singole attività, aumenta anche le probabilità di eseguire i compiti con maggiore concentrazione e minor fatica.”

7 modi per creare liste efficaci

1) Scrivi per quale motivo ogni cosa inserita in lista è importante 

Una buona lista non è semplicemente una raccolta di cose da fare. Il trucco è collegare ogni singola voce con un obbiettivo.
Quindi aggiungi una frase a ogni attività nell’elenco delle cose da fare che spieghi il valore di portare a termine di tale attività. Se riesci a definire chiaramente il motivo per cui un’attività deve essere svolta, ti sentirai più motivato a completarla.

2) Elimina le attività di valore basso o nullo

Un altro vantaggio di definire il valore delle attività nella tua lista Todo: ti aiuta a trovare le attività che probabilmente non vale la pena fare. Se non riesci a capire quale valore porterà il completamento di un’attività probabilmente dovresti semplicemente eliminarla dall’elenco.

3) Crea sotto-liste

Ma come non ne basta una? Eh no, se vuoi che la tua lista Todo ti sia davvero di aiuto impara a creare dei “sotto menu”.
Crea diversi elenchi di cose che devi fare. Ad esempio:
  • Elenco principale.Questo delinea i tuoi obiettivi a lungo termine. Se hai bisogno di pulire il tuo armadio e tutto ciò che vive lì dentro, vuoi iscriverti a un corso di lingua o devi trasferirti in un nuovo appartamento, scrivi tutto sulla tua lista principale.
  • Un elenco di progetti settimanali.Questo dovrebbe contenere tutto ciò che deve andare giù nei prossimi 7 giorni. Forse hai bisogno di cercare quale lingua imparare o in quale area iniziare la ricerca dell’appartamento. Buttalo qui.
  • Un elenco di attività ad alto impatto.Questa lista ti informa sulle attività che devono essere svolte immediatamente : chiama la zia per il suo compleanno, ritira il cappotto in lavanderia, finisci quella presentazione per il lavoro domani.
4) Scrivi un elenco di “Cosa farò probabilmente”

Ebbene sì, ancora una lista. Quante volte capita di scrivere una lista la sera prima e poi l’indomani lasciarla nel cassetto oppure guardarla e pensare “non farò mai queste cose”? Per non crearci delusioni cocenti e senso di inadeguatezza la cosa migliore è creare una lista con le cose che “probabilmente” farai. Se hai tempo, se hai le risorse, se hai la voglia per poterle eseguire potrai cancellarle dalla lista altrimenti la riguarderai domani. Della serie “domani è un’altro giorno, si vedrà”. Chiaramente non mettere in questa lista delle probabilità cose importanti e necessarie come la visita medica o portare i figli a lezione. 

5) Semplifica e riduci

Non c’è niente di più intimidatorio di una lista di cose da fare lunga un chilometro. Più lunga diventa la lista più difficile è essere motivati.
Non ti sorprenderai se ti dico che la vita è piena di sorprese. Così la tua lunga giornata di cose da fare potrebbe drasticamente ridursi per un incontro fortuito con un’amico che non vedevi da tempo o per una ruota bucata. Un trucco per mantenere un elenco semplice è creare un elenco di cose che vuoi fare oggi e tagliarlo a metà.
Non dovrebbero esserci più di 10 elementi in una lista giornaliera. Il resto può andare nell’elenco dei progetti settimanali o nell’elenco principale.

6) La regola dei 2 minuti

Nella tua lista hai voci che puoi sbrigare in due minuti? Se sì esegui subito senza rimandare, non perdere altro tempo, poi depennala dalla tua lista. Qualsiasi attività ti capiti di dover fare nel corso della giornata che ti occupi due minuti o meno falla subito. Eviterai di doverla gestire e sarà un altro motivo di soddisfazione per aver completato qualcosa. 

7) Hai tutto l’occorrente?

Se la risposta è no, se manca qualcosa, la risposta di qualcuno, oppure non hai tutte le informazioni, o ancora deve accadere qualcosa prima di poter agire forse quella voce della lista deve andare altrove. Valuta se sia il caso di generare un’attività ulteriore del tipo “Chiamare tizio per sollecitare avanzamento”, Lascia l’attività principale nella Todo settimanale e sposta quella nuova nella Todo di oggi.

Come utilizzare le liste

Ora hai una lista di attività importanti da fare, ma non hai ancora deciso quali completerai oggi, o domani se scrivi le tue liste la sera. È necessario decidere a cosa dare priorità nella giornata avendo sempre sottocchio la Todo list generale.

Assegna un valore in base all’importanza: A, B o C alle voci della lista generale. “A” sono i compiti più rilevanti, impattanti e impegnativi. Aggiungi anche  un numero per indicarne l’ordine di importanza o priorità. Sposta la voce A1 nella lista del giorno. 

Come riconoscere le task a cui assegnare una A?
Sono quelle azioni che se non fai in breve tempo farà soffrirà il tuo lavoro, si fermeranno progetti e i clienti non saranno felici. Oppure la casa subirà un danno, i figli avranno disagi, la salute di qualcuno potrebbe risentirne.

Le voci B saranno tutti quei compiti utili a snellire lavori, migliorare situazioni, etc. Assegniamo anche a loro dei numeri in ordine di importanza. Sono compiti necessari ma non “vitali” per lavoro, salute e famiglia. Tutte gli altri punti della lista a cui non abbiamo assegnato ne A ne B saranno classificati come C. 
Sono attività a bassissimo impatto, magari per migliorare qualcosa già compiuto, e varie altre cose che possono essere fatte senza troppo sforzo.

Qual’è il tuo momento migliore?

Prima assegnare gli orari agli item della lista giornaliera appena ottenuta tieni presente il tuo bioritmo.
Tu conosci gli orari in cui rendi di più. Ognuno di noi è diverso, c’è chi la mattina è già produttivo e rende meno nel pomeriggio, chi non si sveglia del tutto prima del terzo caffè e chi lavora di notte. Nel preparare la tua lista delle cose da fare devi tenerne conto: inutile cercare di portare a termine compiti ambiziosi negli orari in cui sai bene che avrai le batterie scariche. Ha senso programmare di farli nei momenti in cui sai che possiamo rendere di più.

Suggerimenti in ordine sparso per la tua Todo list

Controlla frequentemente le tue liste: a seconda del tipo, dovrai verificarle almeno una volta al giorno o una volta a settimana. Tieni sempre aggiornate le tue Todo list, depenna quanto fatto e goditi il momento. Premiati e gratificati le sere in cui riesci a raggiungere i tuoi obiettivi di giornata.
Elimina dalla lista tutti quei compiti che rimandi da troppo tempo. O non sono poi così importanti per te, o li hai scritti in modo sbagliato. Se per esempio non porti mai a compimento la voce “mettere in ordine l’armadio”, cancella questo compito e inizia con un più semplice “mettere in ordine un cassetto”.
Tieni le tue liste sempre a portata di mano insieme al resto dell’agenda. Esistono tante applicazioni che ti aiutano a creare liste efficaci ma se sei come me ti piacerà di più acquistare un notes di qualità e tenerlo sempre in tasca. Non si può mai sapere quando arriva l’urgenza di aggiungere un to do.
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